Specifičnosti organizacije funkcija u ugostiteljstvu i turizmu

Organizacija funkcije upravljanja

Način donošenja odluka i organi upravljanja zavise od vrste svojine u preduzećima. Brojne turističke agencije posluju kao preduzeća u privatnoj svojini pa je vlasnik nosilac funkcije upravljanja

Organizacija funkcije rukovodjenja

Što je širi delokrug rada to će biti i složenija organizacija ove funkcije.
U velikim turističkim agencijama pored generalnog direktora mogu da postoje i direktori pojedinih sektora (direktor domaćeg turizma, direktor inostranog turizma, direktor kongresnog turizma itd.).
U hotelima pored generalnog direktora mogu postojati i direktor smeštajnog sektora (ispod njega će biti npr.  šef recepcije, domaćica hotela, šef tehničke službe, šef sporta i rekreacije) direktor proizvodno-uslužnog sektora (ispod njega će biti npr. šef kuhinje, šef restorana, šef magacina itd) direktor marketinga itd. Organizaciona šema će u svakom preduzeću biti različita u zavisnosti od veličine, obima poslova, vrste poslova koje obavlja i mnogih drugih specifičnosti.

Organizacija funcije izvršenja

Rekli smo da funkciju izvršenja čine zaposleni. Oni su nosioci ove funkcije. Dakle, radnici.
Broj radnika i njihova kvalifikaciona struktura zavisiće od obima poslova koje obavlja jedno hotelijersko ili turističko preduzeće.
I naravno, da ne zaboravimo sezonski karakter rada što čini specifičnom oblast turizma. Zbog toga često postoji potreba za sezonskim radnicima kako bi se ostvario kontinuitet rada.

FUNKCIJA IZVRŠENJA

Suština funkcije izvršenja je u neposrednom izvršavanju radnih zadataka. Funkcionisanje preduzeća podrazumeva postojanje veze izmedju funkcije upravljanja i rukovodjenja s jedne strane i funkcije rukovodjenja i izvršenja sa druge strane. Sve tri funkcije su međusobno povezane

funkcija upravljanja - funkcija rukovodjenja - funkcija izvršenja

Nosioci funkcije izvršenja su svi zaposleni u preduzeću. Svaki zaposleni je izvršilac radnog zadatka.
Funkcija izvršenja se raščlanjuje na veći broj pojedinačnih funkcija i to:

1. funkcija istraživanja i razvoje - obuhvata istraživanje tržišta, usavršavanje proizvoda, izvore sirovina itd. Može biti u sklopu neke veće organizacione jedinice a može postojati i samostalno odeljenje istraživanja i razvoja. To važi za sve funkcije.
2. funkcija planiranja i analize - postavljanje planova, ciljeva za različite vremenske periode. Analiza prethodnih planova je važna za postavljanje novih.
3. funkcija organizovanja - poslovi unapredjenja organizacione strukture, utvrđivanje slabosti, reorganizacija službi itd.
4. funkcija informatike - prikupljanje, prenos i korišćenje poslovnih informacija
5. funkcija nabavke - sve poslove u vezi sa nabavkom sirovina, materijala, sredstava za rad.
6. funkcija proizvodnje - njome se obezbedjuje pravovremena količina planiranog obima proizvodnje (ili usluga). Zavisi od funkcije nabavke, organizovanja, informatike, istraživanja i razvoja
7. funkcija kontrole kvaliteta - kontroliše se ispunjenost određenih standarda (kontrola ispravnosti sredstava za rad, proizvoda itd)
8. funkcija prodaje - aktivnosti plasmana proizvoda, propaganda, učešće na sajmovima itd
9. finansijska funkcija - obezbedjenje finansijskih sredstava za ostvarivanje ciljeva preduzeća.
10. kadrovska funkcija - bavi se zapošljavanjem radnika, raspisivanjem konkursa, procenjuje sposobnost radnika, vrši prekvalifikaciju postojećih radnika itd.
 Human resources - HR sektor je termin koji se koristi danas.
Svaki radnik (izvršilac) ima svoja prava ali i odgovornosti (materijalna, disciplinska i moralna).

FINANSIJSKA FUNKCIJA

Finansijska funkcija preduzeća čini “centralnu funkciju toka reprodukcije” jer se bez nje ne mogu odvijati ni ostale poslovne funkcije u preduzeću (nabavna, proizvodna i prodajna funkcija). Postoji nekoliko povezanih segmenata finansijskog upravljanja u preduzeću, to su :

• 1) Finansijsko upravljanje procesom nabavke
• 2) Finansijsko upravljanje procesom proizvodnje
• 3) Finansijsko upravljanje procesom realizacije (prodaje)

Zadatak  finansijske funkcije jeste  obezbeđivanje sredstava za obavljanje zadataka, a cilj finansijske funkcije predstavlja ujedno i ostvarivanje cilja preduzeća. Postoje primarni i sekundarni zadaci finansijske funkcije:

• Primarni zadaci  su: pribavljanje finansijskih sredstava, upotreba sredstava i usklađivanje roka raspoloživosti izvora i roka imobilizacije kredita.
• Sekundarni zadaci su: raspoređivanje novca, kontrola novčanih dokumenata, nadzor nad upotrebom sredstava, vođenje operativne evidencije, finansijsko planiranje, finansijska analiza i informisanje.

Organizacija finansijske funkcije

Osnovni zadatak organizacije finansijske funkcije u preduzeću jeste da obezbedi što racionalnije vođenje finansijske politike preduzeća, efikasno izvršavanje finansijskih planova, vršenje finansijske analize i kontrole, kao i obezbeđenje potrebnih finansijskih informacija. Finansijska funkcija u preduzeću organizuje se u skladu sa osnovnim načelima (principima) organizacije finansijske funkcije. To podrazumeva u stvari kako i gde se obavljaju finansijski poslovi:

1. Načelo centralizacije – kada se svi primarni i sekundarni zadaci finansijske funkcije obavljaju centralizovano (obavlja ih samo jedna finansijska služba) ;
2. Načelo decentralizacije – kada se svi primarni i sekundarni zadaci finansijske funkcije obavljaju u više decentralizovanih finansijskih službi ;
3.  Načelo kombinovane organizacije – kada se jedan deo zadataka finansijske funkcije obavlja centralizovano, a drugi decentralizovano.

Opšti model organizacije finansijske funkcije preduzeća podrazumeva obavljanje nekoliko grupa finansijskih poslova:

1)      Poslovi pribavljanja i plasmana sredstava (finansijsko poslovanje, investicije, poslovi na finansijskom tržištu i poslovi osiguranja sredstava).

2)      Poslovi platnog prometa i likvidature (potraživanja od kupaca, obaveze prema dobavljačima, likvidatura i blagajna).

3)      Poslovi finansijskog upravljanja (finansijsko planiranje, finansijska kontrola, finansijska analiza i finansijsko izveštavanje).

FUN FACT: Uloga finansijskog direktora u:
1. multinacionalnoj kompaniji -  pouzdani specijalista
2. u velikoj kompaniji - pas čuvar
3. u srednjoj kompaniji - čarobnjak
4. u malom predzeću - alhemičar

FUNKCIJA RUKOVODJENJA

Pod rukovodjenjem podrazumeva se proces konkretizovanja upravljačkih odluka odnosno njihovog sprovodjenja. Suština ove funkcije sastoji se u pripremanju i sprovodjenju odluka organa upravljanja.
to se ostvaruje:
- davanjem naloga za ostvarivanje konkretnih zadataka
- koordinacijom svih

Zadaci preduzeća se utvrđuju po hijerarhiji. Na vrhu su najsloženiji, a na dnu najjednostavniji zadaci.
Na vrhu hijerarhije se nalazi generalni direktor preduzeća, zatim direktori pojedinih sektora, pogona i slično, potom šefovi u okviru sektora, pogona ili objekata, vodje smene, poslovodje itd.

U čemu je razlika izmedju funkcije upravljanja i rukovodjenja?
Funkcija upravljanja se bavi donošenjem najkrupnijih odluka o poslovnoj politici, ciljevima i strategiji razvoja. Sprovodjenje tih odluka vrši funkcija rukovodjenja. Oni donose operativne odluke o obavljanju radnih zadataka.
Razlikujemo dva osnovna sistema rukovodjenja i jedan mešoviti:
1. linijski sistem rukovodjenja - nalozi teku vertikalno, odozgo na dole, od najvišeg do najnižeg (generalni direktor daje naloge sefovima, oni radnicima) a informacije o izvršenim zadacima i eventualnim zastojima teku odozdo na gore, obrnut. (radnici izveštavaju svoje šefove, oni menadžere a oni direktora).
2. funkcionalni sistem rukovodjenja - ovde nalozi idu horizontalno, po oblastima procesa rada da bi se zatim ustanovila direktna veza sa izvršnom funkcijom. Npr. radnik u nekom pogonu odgovara i rukovodioci tehničke pripreme i šefu proizvodnje i šefu kontrole).
3. kombinovani (mešoviti) koji kombinuje oba sistema.
Funkcija rukovodjenja ima svoju dubinu (broj nivoa) i širinu (broj saradnika koji je pod nadzorom jednog rukovodioca).
Svaki rukovodilac ima određene nadležnosti, odgovornost za izvršenje odnosno neizvršenje zadataka kao i autoritet odnosno sposobnost da utiče na ponašanje svojih saradnika.
metode rukovodjenja mogu biti tradicionalne (patrijarhalna i autoritarna metoda) i savremene (zasnovane na saradnji i koordinaciji, bez straha)

FUNKCIJA UPRAVLJANJA

U preduzeću se obavljaju mnoge aktivnosti radi ostvarivanja ciljeva. Te aktivnosti se grupišu u pojedine funkcije Funkcija predstavlja skup aktivnosi na obavljanju istovrsnih međusobno povezanih poslova kojima se ostvaruje konkretan zadatak.
Razlikujemo: 1. funkciju upravljanja  2. funkciju rukovodjenja  i 3. funkciju izvršenja

FUNKCIJA UPRAVLJANJA
Upravljanje u preduzeću je proces donošenja odluka i ciljevima, razvojnoj strategiji i raspodeli rezultata. Preduzećem upravljaju vlasici odnosno predstavnici vlasnika.Organi upravljanja su:

1. skupština (organ vlasnika) - čine je predstavnici vlasnika. Oni donose statut preduzeća, odluke o poslovnoj politici, odlučuju o raspodeli dobiti i pokriću gubiaka, o izboru članova ostalih organa itd.

2. upravni odbor (organ upravljanja) - izvršava odluke skupštine, bira predsednika upravnog odbora iz svojih redova, postavlja i razrešava direktora, donosi investicione odluke itd.

3. direktor (organ poslovodjenja) - organizuje i vodi poslovanje preduzeća, zastupa preduzeće, stara se o zakonitosti njegovog rada i druge poslove utvrđene zakonom i statutom. Može da postoji i izvršni odbor direktora (kao pomoćni izvršni organ direktora)

4. nadzorni odbor (organ nadzora) - vrši nadzor nad zakonitošću rada uprave, utvrđuje da li se poslovne knjige i drugi dokumenti vode po propisima, proverava da li su izveštaji i obračuni sačinjeni u skladu sa propisima itd.
Upravni odbor i direktor čine upravu preduzeća. 

OBRTNA SREDSTVA - POJAM I VRSTE

Obrtna sredstva se u reprodukcionom procesu troške jednokratnom upotrebom. Samo jednom se mogu koristiti u nepromenjenom obliku za razliku od osnovnih čiji se oblik ne menja i koriste se višekretno (u više reprodukcionih procesa).
Obrtna sredstva mogu biti u:

1. materijalnom obliku  (u obliku stvari)- osnovni materijal, predmeti rada, poluproizvodi i gotovi proizvodi.
U ugostiteljskim preduzećima to su npr. razne životne namirnice, polugotova jela, kompoti, konzervirano voće i sl. i od toga se spremaju gotova jela. U nekom proizvodnom preduzeću to bi bila iverica npr. od koje se prave gotovi proizvodi - klupe.
Pored toga tu su i pomoćni materijali (dodaci jelima, začini i sl). Ili npr. boje, lakovi, ekseri i sl. koji ne čine glavni deo proizvoda ali bez pomoćnog materijala ne bi bilo ni glavnog proizvoda. U hotelima to su npr. sredstva za održavanje higijene, sapuni, šamponi, kape za tuširanje itd. Zatim, goriva, maziva, ambalaža i sitan inventar. Tanjiri, šolje, tacne itd. Njihova karakteristika je da su male vrednosi i kratkog veka trajanja i zbog toga se ubrajaju u obrtna sredstva.
2. novčani oblik - novac namenjen za nabavku materijala, za podmirivanje raznih obaveza (za plate radnika, plaćanje tudjih usluga, razni doprinosi itd). Zatim tu spada i novac na žiro-računi i u blagajni, devize na deviznom računu itd.
3. u obliku prava - ovde spadaju razna potraživanja, npr. potraživanje od kupaca. Dakle, prodali smo nekom robu, taj kupac nije platio i sve dok ne plati mi imamo potraživanje od njega (naše pravo zbog robe koju smo mu prodali)
Obrtna sredstva imaju i karakteristiku da se kružno kreću po formuli N-R-P-R1-N1. Dakle, počinjemo novcem za koji nabavljamo neku robu koju kasnije prodajemo po većoj ceni (o ovome smo već govorili). Taj ciklus traje određeno vreme (vreme trajanja obrta) a što je to vreme kraće znači da je koeficijent obrta veći. 

POSTUPAK NAPLAĆIVANJA I PLAĆANJA SA INOSTRANSTVOM

Naplata iz inostransta uvek se vrši preko banke ovlašćene za obavljanje platnog prometa sa inostranstvom.
 Uvek se vrši nalogom za naplatu a na osnovu doznake, čeka, inkaso dokumenta i sl. Ako se vrši putem akreditiva onda se korisi opšti devizni nalog.
Isplata se vrši u devizama ili dinarskoj protivvrednosti ili se prenose sredstva na devizni račun korisnika.
Plaćanje inostranstvu vrši se nalogom za plaćanje a na osnovu doznake, inkasa, čeka ili nekog drugog  instrumenta. Naravno, ceo postupak ide preko ovlašćenih banaka.

Dakle, nije velika razlika osim što je izgled dokumenata drugačiji, više učesnika je u svim tim poslovima, i svaki uvozno izvozni posao mora se prijaviti Narodnoj banci Srbije. Na taj način država prati odliv i priliv deviza.